إعادة توجيه الرسالة الإلكترونية إلى نظام إدارة علاقات عملاء تابع لجهة خارجية

إذا كانت مؤسستك تستخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة مهام معيّنة، يمكنك إعادة توجيه رسائل Gmail إلى نظام إدارة علاقات العملاء لإنشاء حالة أو تذكرة. نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) هو برنامج يساعد الأفراد والمؤسسات في إدارة تفاعلاتهم وعلاقاتهم مع العملاء والمستخدمين. تشمل بعض أنظمة إدارة علاقات العملاء الشائعة Salesforce وZenDesk وHubSpot وJira.

عادةً ما يتم استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء في إدارة العملاء المحتملين وطلبات الدعم. على سبيل المثال، يمكنك إعادة توجيه الرسائل المُرسَلة إلى عنوان بريدك الإلكتروني المخصّص للمبيعات إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من أجل إنشاء عملاء محتملين وتأهيلهم وتحويلهم إلى عملاء فعليين. أو قد تريد إعادة توجيه الرسائل المرسَلة إلى عنوان بريد إلكتروني مخصّص للمساعدة إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لبدء سير عمل طلب الحصول على الدعم. يُطلق على هذه العملية أحيانًا اسم تحويل الرسالة الإلكترونية إلى طلب دعم.

أفضل الممارسات لإنشاء التجارب في نظام إدارة علاقات العملاء باستخدام Gmail

لا يهدف Gmail إلى استبدال أنظمة بيع التذاكر الواسعة النطاق. إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى دعم للعمليات الواسعة النطاق، مثل مبيعات المؤسسات أو الدعم، ننصحك باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء مخصّص.

الخطوة 1: الحصول على عناوين إعادة التوجيه والاستلام

لإعادة توجيه الرسائل إلى نظام إدارة علاقات العملاء، تحتاج إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي ستتم إعادة توجيهه وعنوان نظام إدارة علاقات العملاء الذي ستتم إعادة التوجيه إليه.

ملاحظة: عناوين البريد الإلكتروني المستخدَمة في هذه المقالة هي أمثلة. استبدِلها بعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بك على Google Workspace وCRM.

إنشاء عنوان إعادة توجيه في Google Workspace

حدِّد عنوان البريد الإلكتروني الذي ستتم إعادة توجيهه، مثلاً: help@solarmora.com.

ملاحظة مهمة: يجب ألا يكون عنوان البريد الإلكتروني هذا حسابًا حقيقيًا في Google Workspace. سيكون هذا العنوان متاحًا فقط في قاعدة التوجيه التلقائي التي ستنشئها في الخطوة 2 لإعداد إعادة التوجيه.

تأكيد عنوان الاستلام في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)

للحصول على عنوان البريد الإلكتروني لنظام إدارة علاقات العملاء الذي ستتم إعادة توجيه الرسائل إليه، يُرجى الرجوع إلى مستندات نظام إدارة علاقات العملاء. تشمل المصطلحات المستخدَمة لوصف عنوان البريد الإلكتروني هذا عنوان الدعم والبريد الإلكتروني إلى الحالة.

تنشئ بعض أنظمة إدارة علاقات العملاء عنوان بريد إلكتروني فريدًا يتوافق مع عنوان الدعم الخاص بنظام إدارة علاقات العملاء. في هذه الحالة، احرِص على استخدام عنوان البريد الإلكتروني الفريد هذا عند إعداد إعادة التوجيه. على سبيل المثال، إذا كان عنوان الدعم في نظام إدارة علاقات العملاء هو support@my-crm.com، قد ينشئ نظام إدارة علاقات العملاء عنوانًا عشوائيًا فريدًا مثل support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. استخدِم هذا العنوان الفريد عند إعداد إعادة التوجيه في الخطوة 2.

الخطوة 2: إعداد Gmail لإعادة توجيه الرسائل إلى نظام إدارة علاقات العملاء

لإعادة توجيه الرسائل إلى نظام إدارة علاقات العملاء، اتّبِع الخطوات التالية لإعداد قاعدة توجيه تلقائية. في الخطوات أدناه، يتم إعادة توجيه الرسائل الواردة إلى help@solarmora.com إلى support@my-crm.com.

1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" التطبيقات Google Workspace Gmail التوجيه التلقائي.

   الانتقال إلى "التوجيه التلقائي"

   يتطلّب هذا الإجراء الحصول على امتياز مشرف "إعدادات Gmail".

2. على يمين الصفحة، اختَر الوحدة التنظيمية ذات المستوى الأعلى.

   ملاحظة: يمكنك اختيار الوحدة التنظيمية ذات المستوى الأعلى فقط عندما يكون إعداد التوجيه التلقائي في صفحة "الإعدادات المتقدّمة".

3. انقر على ضبط لإعداد التوجيه التلقائي. أو لإضافة قاعدة توجيه تلقائية جديدة، انقر على إضافة قاعدة أخرى.

4. في المربّع إضافة إعداد، عليك تنفيذ الخطوات التالية:
   

   خيارات الإعداد	ما يجب فعله
   تحديد مُستلِمي المغلّف للمطابقة	اختَر مستلِم واحد وأدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي حدّدته في الخطوة 1. هذا هو العنوان الذي يُرسِل إليه المستخدمون أو العملاء الرسائل، مثلاً، help@solarmora.com. ملاحظة مهمة: تأكَّد من أنّ عنوان البريد الإلكتروني هذا ليس حسابًا فعليًا على Google Workspace. يجب ألا يرتبط بحساب مستخدم أو صندوق بريد إلكتروني أو عضوية في "مجموعات Google". لإتاحة تسليم كميات كبيرة من البريد الصادر، يجب أن يتوفّر عنوان البريد الإلكتروني في قاعدة التوجيه التلقائية هذه فقط.
   الإجراء المطلوب تنفيذه عند تطابُق مُستلِم المغلّف مع البيانات المحدَّدة أعلاه	مستلِم المغلَّف: ضَع علامة في المربّع تغيير مستلِم المغلَّف، ثم اختَر الخيار استبدال المستلِم. أدخِل عنوان الدعم الخاص بنظام إدارة علاقات العملاء الذي أثبتّ ملكيته في الخطوة 1، مثل support@my-crm.com. إذا أنشأ نظام إدارة علاقات العملاء عنوانًا عشوائيًا من عنوان الدعم، أدخِل هذا العنوان بدلاً من العنوان الأصلي. الرسائل غير المرغوب فيها: (اختياري) للسماح لـ Gmail بإعادة توجيه الرسائل التي تم وضع علامة عليها كرسائل غير مرغوب فيها، ضَع علامة في المربّع تجاوز فلتر الرسائل غير المرغوب فيها.... لا تعمل قواعد التوجيه على إعادة توجيه الرسائل التي تم وضع علامة عليها كرسائل غير مرغوب فيها تلقائيًا. تصنف Gmail الرسائل الواردة كرسائل غير مرغوب فيها قبل تسليمها إلى المستلمين. التسليم أيضًا إلى: (اختياري) لإعادة توجيه الرسالة إلى مزيد من عناوين البريد الإلكتروني، ضع علامة في المربّع إضافة المزيد من المستلِمين. بعد ذلك، انقر على إضافة لإدخال عناوين البريد الإلكتروني. مثلاً، قد ترغب في إرسال نسخة من رسائل نظام إدارة علاقات العملاء إلى فريق المبيعات أو إلى نفسك. ملاحظة: قد يتلقّى مستلمون إضافيون الرسائل بعد أن يتلقّاها نظام إدارة علاقات العملاء. يمكنك الاطّلاع على مزيد من المعلومات في مقالة حدود معدّل الاستلام على Gmail في Google Workspace.
   الخيارات	حدد الخيار تنفيذ هذا الإجراء على العناوين المعروفة وغير المعروفة.

5. في أسفل مربّع إضافة إعداد، انقر على حفظ.

6. تحقَّق من ظهور قاعدة التوجيه الجديدة في جدول التوجيه التلقائي.

قد يستغرق تطبيق التغييرات مدة تصل إلى 24 ساعة، ولكن يتم عادةً تطبيقها بسرعة أكبر. مزيد من المعلومات

الخطوة 3: التحقُّق من إعادة التوجيه وإنشاء تجربة الدعم

للتأكّد من إعادة توجيه رسائلك بشكل صحيح، أرسِل رسالة إلكترونية إلى عنوان البريد الإلكتروني المخصّص لإعادة التوجيه، مثل help@solarmora.com. بعد ذلك، تأكَّد من أنّ نظام إدارة علاقات العملاء تلقّى الرسالة وأنشأ طلبًا أو تذكرة دعم منها.