Opties voor delen instellen voor Google Agenda

Dit artikel is bestemd voor beheerders. Als u uw eigen agenda wilt delen, gaat u naar Je agenda met iemand delen.

Als beheerder kunt u bepalen hoeveel Google Agenda-gegevens mensen in uw organisatie kunnen delen met gebruikers buiten uw organisatie. U kunt ook het standaard deelniveau instellen voor gebruikers binnen uw organisatie.

Als u extern delen heeft beperkt voor uw organisatie, kunnen uw gebruikers die beperking niet overschrijden als ze individuele afspraken delen. Als u bijvoorbeeld instelt dat gebruikers in uw organisatie alleen beschikbaar/bezet-informatie kunnen delen en een agenda met anderen wordt gedeeld, zien deze mensen alleen 'bezet' staan bij afspraken.

Externe mobiele gebruikers die eerder afspraken hebben gesynchroniseerd, kunnen mogelijk nog steeds beperkte gegevens zien. U trekt die toegang in door het apparaat te wissen en opnieuw te synchroniseren.

Bepalen wat gebruikers kunnen delen

U kunt de agenda's van uw organisatie openbaar delen, maar niet met een specifiek extern domein. Gebruikers kunnen kiezen hoe ze hun agenda delen met andere gebruikers in dezelfde organisatie.

Opmerking: Hoofdbeheerders en beheerders met het recht Agenda's beheren kunnen alle afspraakgegevens in alle agenda's zien, ongeacht hoe de agenda's zijn gedeeld.

Extern delen toestaan of beperken

Voordat u begint: Raadpleeg indien nodig informatie over hoe u de instelling toepast op een afdeling of groep.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Agenda.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op Instellingen voor delen.
  3. (Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).

    Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie

  4. Kies in het gedeelte Opties voor extern delen van primaire agenda's hoe uw gebruikers hun agenda kunnen delen met mensen buiten uw organisatie.
    Als u het niveau voor extern delen verlaagt, kunnen mensen buiten uw organisatie de toegang tot agenda's kwijtraken die ze eerst wel konden zien.
    • Alleen beschikbaar/bezet-informatie (afspraakdetails verbergen): Zien wanneer u beschikbaar of bezet bent, maar niet de naam of gegevens van afspraken bekijken.
    • Alle informatie delen, maar anderen kunnen agenda's niet wijzigen: Gegevens vinden voor alle afspraken, behalve afspraken die zijn gemarkeerd als privé.
      • De tijdzone-instelling van de agenda vinden.
      • Abonneren op e-mailmeldingen voor als afspraken worden gemaakt, gewijzigd, geannuleerd, als erop wordt gereageerd of als ze bijna plaatsvinden.
    • Alle informatie delen en anderen kunnen agenda's wijzigen: Gegevens zoeken van alle afspraken, inclusief privéafspraken.
      • Afspraken toevoegen en bewerken.
      • Afspraken herstellen of definitief uit de prullenbak van de agenda verwijderen.
      • De tijdzone-instelling van de agenda vinden.
      • Abonneren op e-mailmeldingen voor als afspraken worden gemaakt, gewijzigd, geannuleerd, als erop wordt gereageerd of als ze bijna plaatsvinden.
    • Alle informatie delen en beheren van agenda's toestaan: Gegevens zoeken van alle afspraken, inclusief privéafspraken.
      • Afspraken toevoegen en bewerken.
      • Afspraken herstellen of definitief uit de prullenbak van de agenda verwijderen.
      • De tijdzone-instelling van de agenda vinden.
      • De instellingen voor delen wijzigen.
      • Abonneren op e-mailmeldingen voor als afspraken worden gemaakt, gewijzigd, geannuleerd, als erop wordt gereageerd of als ze bijna plaatsvinden.
      • De agenda definitief verwijderen.
    Opmerking: Als een hoofdbeheerder goedkeuring door meerdere partijen aanzet voor Algemene agenda-instellingen, wordt bij elke wijziging in deze instelling een goedkeuringsproces door meerdere partijen gestart voordat de wijziging van kracht wordt. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.
  5. (Optioneel) Als u opties voor het extern delen van agenda's wilt instellen voor secundaire agenda's die door gebruikers worden gemaakt, gaat u naar Google Workspace en dan Agenda en dan Algemeen.

    U ziet dezelfde opties als voor primaire agenda's. U kunt deze echter niet instellen voor individuele organisatie-eenheden.

  6. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen (of Niet ingesteld voor een groep).

Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Een standaard instellen voor intern delen

De opties voor intern delen die u instelt voor uw organisatie worden automatisch toegepast als gebruikers hun eigen agenda-instellingen niet aanpassen.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Agenda.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op Instellingen voor delen.
  3. Kies in het gedeelte Opties voor intern delen van primaire agenda's hoe de agenda van uw gebruikers standaard wordt gedeeld met andere mensen in uw organisatie.
    Als u het niveau voor intern delen wijzigt, wordt deze wijziging toegepast op nieuwe agenda's en op bestaande agenda's, tenzij gebruikers hun eigen agenda-instellingen hebben gewijzigd.
    • Niet delen: Agenda's worden niet gedeeld, tenzij gebruikers hun eigen agenda delen. Gebruikers van de mobiele app kunnen de functie 'Tijdstip zoeken' niet gebruiken.
    • Alleen beschikbaar/bezet-informatie (afspraakgegevens verbergen): Alleen beschikbaar/bezet-informatie wordt weergegeven.
    • Alle informatie delen: Alle informatie is openbaar, tenzij gebruikers hun eigen instellingen wijzigen. Gebruikers kunnen ook individuele afspraken privé maken.
    Opmerking: Als een hoofdbeheerder goedkeuring door meerdere partijen aanzet voor Algemene agenda-instellingen, wordt bij elke wijziging in deze instelling een goedkeuringsproces door meerdere partijen gestart voordat de wijziging van kracht wordt. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.
  4. Klik op Opslaan.
Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

(Geavanceerd) Intern delen van primaire agenda's updaten via de API

U kunt opties voor intern delen wijzigen door via API's het standaardniveau aan te passen. Ga als volgt te werk om bestaande agenda's te updaten:

  1. Haal de lijst met al uw gebruikers op en parseer de lijst. Ga naar de Directory API voor de stappen.
  2. Update de toegangscontrolelijsten van de agenda's. Ga naar de Google Calendar API voor de stappen.
    Opmerking: Als een hoofdbeheerder goedkeuring door meerdere partijen aanzet voor Algemene agenda-instellingen, wordt bij elke wijziging in de interne deelopties via de API een goedkeuringsproces door meerdere partijen gestart voordat de wijziging van kracht wordt. Ga naar Goedkeuring door meerdere partijen voor gevoelige acties voor meer informatie.

Uw gebruikers ondersteunen

Als uw gebruikers zich afvragen waarom ze hun agenda niet met iedereen kunnen delen of als ze meer informatie willen over hoe ze hun agenda openbaar maken, geeft u ze de volgende links: